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7 Pasos para implementar tu Evaluación de Desempeño
Una de las piezas claves que hay en una organización es el recurso humano y cada vez ha tomado mayor importancia, queda claro que, sin este recurso fundamental, una organización puede dejar de existir. Por lo tanto, es necesario invertir en este recurso para poder tener un mejor clima organizacional y, por consiguiente, tener un buen desempeño como organización.
Es importante dejar en claro que se está tratando con personas naturales que tienen sus propias necesidades y, obviamente, sus objetivos individuales, en esto hay que tener mucho cuidado, porque estos objetivos en la mayoría de los casos no son iguales a los objetivos de la organización, por lo tanto, es crucial alinear estos objetivos. Es importante destacar que se trata de alinear estos objetivos individuales con los de la organización, no de controlar a los colaboradores.
En este proceso de alineamiento, es importante realizar una evaluación del desempeño laboral para indicar al colaborador y a su superior debilidades y fortalezas que pueden afectar procesos de la organización, indica si los resultados de su trabajo han rendido frutos y, por supuesto, brinda un feedback que se debe tomar en cuenta para evaluaciones futuras. Esto ayuda a la toma de decisiones respecto a posibles cambios en el manejo de las tareas y el monitoreo constante o de resultados.
En nuestro sitio web de KPI Estudios de Evaluación de Desempeño se puede ver con más detalles acerca de nuestro software de evaluación de desempeño que permitirá realizar estas tareas de manera más eficiente. A continuación, se detallarán los pasos a seguir para realizar una buena evaluación de desempeño:
1. Dejar en claro cuál es la estrategia de la organización a todos los miembros de la organización:
Es importante tener en claro cuál es el propósito de la organización, esto siempre parte por misión, visión y valores de la organización, que, en palabras simples, se definen por cuál es la razón de ser, a dónde quiere llegar en un determinado horizonte de tiempo y cuales son los valores con los que se van a regir (siendo la base de la cultura organizacional) respectivamente.
Estos elementos son básicos para comenzar a construir la estrategia que seguirá la organización para cumplir sus objetivos y metas. Finalmente, se debe comunicar toda esta información de manera clara y entendible a todos los colaboradores, jefes, gerentes, etc. Se puede hacer a través de distintas herramientas, pero lo más importante es que todos y todas se enteren de cuáles serán los procesos claves para el logro de los objetivos y cómo se van a medir.
2. Analizar todos los departamentos y las funciones que desempeña cada colaborador en cada departamento:
Después de tener clara la estrategia, los procesos y objetivos, es necesario saber cuáles son los departamentos o unidades que hay en la organización y que son importantes para el desarrollo de la estrategia. Cada unidad puede tener sus propios objetivos también, por ejemplo, el departamento de finanzas pueda que tenga como objetivo lograr mayor ganancias este mes respecto al mes pasado y el departamento de producción quiera producir un 10% de lo que se produjo el mes pasado. Por lo tanto, la evaluación de desempeño puede variar según sea el fin de cada departamento y se tiene que tomar en cuenta en cada caso qué es lo que se quiere medir, una de las maneras en las que se puede medir es a través de un KPI (Indicadores claves de rendimiento).
Por otro lado, es importante determinar cuál es la función que desempeña cada colaborador en la unidad, establecer objetivos que debe cumplir, esto es importante porque según esto es que se debe evaluar al colaborador. Esto ayudará a armar un sistema de evaluación muy completo que sea flexible según lo que se quiera evaluar en cada unidad.
3. Contraste de información:
Primero debe tomar en cuenta lo que se espera de cada colaborador, metas que se le asignó y si pudo cumplirlas o no, si la persona tiene un buen rendimiento felicitar y reconocer sus logros, si no lo logró, exigir mejoras.
En cualquier caso, los líderes deben elegir muy cuidadosamente las palabras que utilizarán, lo que se quiere lograr es motivar a los colaboradores a que se esfuercen por hacer bien su trabajo, no hay que desmotivar a quien está haciendo bien su trabajo, porque lo dejará de lado. Desde el otro punto de vista, si una persona no está cumpliendo sus objetivos, hay que poner atención y motivarla a que maximice su rendimiento, se debe poner énfasis en su deficiencia o debilidad y de alguna manera corregirla.
También hay que dejar una instancia para que el colaborador dé su punto de vista, sea por autocrítica o defensa, ya que puede ser qué en algunos casos, las expectativas sean demasiado altas y se deben reducir las metas que se deben lograr. O puede ser que las expectativas sean muy bajas y se pueden fijar metas más ambiciosas. La idea de esto es poder obtener resultados que muestre lo que está ocurriendo en la organización, enfrentar problemas que puedan existir y tomar decisiones para la mejora continua.
4. Se debe definir una estructura en el proceso de evaluación:
El proceso de la evaluación de desempeño puede tener distintos pasos y por lo general son los siguientes:
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Autoevaluación: Consiste en una evaluación hacia sí mismo hecha por mí.
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Evaluación 90°: Consiste en la evaluación hacia los subalternos desde los jefes directos más la autoevaluación.
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Evaluación 180°: Consiste en una evaluación de pares, los colaboradores se evalúan entre ellos más la evaluación 90°.
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Evaluación 360°: Consiste en una evaluación hecha por los colaboradores o pares hacia uno mismo más la evaluación 180°.
Es importante definir qué evaluaciones estarán contempladas en el proceso de evaluación y en qué orden, Esto dependerá específicamente de qué es lo que quiere evaluar en la organización o según sea la necesidad.
Cabe destacar que es muy importante que todos respondan las evaluaciones de desempeño con seriedad y a conciencia, estas evaluaciones no son objetivas, están sujetas a la perspectiva de la persona en ese instante, por esta razón se debe evitar ruidos que puedan afectar los resultados reales, por ejemplo, en una evaluación de 180° puede existir la posibilidad de que los colaboradores hagan acuerdos entre ellos para evaluar a un compañero o al jefe con el fin de perjudicar, esto puede ocurrir cuando los equipos de trabajo son menores a 10 personas, por eso hay que tener mucho cuidado y tomar en cuentas estos posibles ruidos y ojala, evitar que ocurran.
5. Se debe definir una periodicidad de la evaluación de desempeño:
La periodicidad de las evaluaciones de desempeño la debe elegir la organización y dependerá de qué tan complejo sea este proceso, se recomienda que si se elige un proceso simple con una evaluación corta, es mejor realizarla mensual, pero si el proceso es complejo se recomienda una periodicidad trimestral o semestral.
En ningún caso, es bueno tener periodos largos de tiempo sin haber sido evaluados, ya que según los resultados de estas evaluaciones se pondrá tomar decisiones que garanticen una mejora constante a través de un monitoreo.
6. Se debe definir un plan de acción:
Con la información generada a través de las evaluaciones es importante saber qué decisiones se tomarán según sean los resultados, se debe definir un plan de recompensa en caso de que el colaborador esté haciendo bien su trabajo o de incentivos, o en caso de que sea necesario, exigir más rendimiento de parte del trabajador. La recompensa no necesariamente debe ser económica, muchas veces un reconocimiento es mucho más motivante que una recompensa económica.
Por otro lado, también se debe analizar el panorama completo y tener cuidado cuando hay un resultado bajo en la evaluación de desempeño, esto se puede deber a distintos factores y para cada uno de ellos es necesario tener un plan de acción distinto. Por ejemplo, en algunos casos puede ser por factores externos, la explicación del mal rendimiento de una persona, hay que recordar que son personas, no máquinas y tratar de incentivar de alguna manera que su rendimiento sea mayor.
Otro ejemplo puede ser que el resultado no es el esperado porque la meta asignada es muy ambiciosa, en estos casos se debe hacer un estudio externo y ver la posibilidad de bajar esta meta. En estos casos, se debe hacer más bien un estudio de mercado para tener una idea más objetiva de lo que se puede esperar.
Se debe tener en claro cuál es el panorama completo para tomar la decisión correcta y llevar a cabo un plan de acción determinado, ya que puede ser que para la organización, una capacitación sea necesaria en una unidad completa y eso implica un gasto adicional.
7. Conclusión de la evaluación o reunión:
Debe haber una conclusión en la reunión, para esto se debe resumir los resultados de la evaluación y ojalá dejarlos por escritos en un documento o plataforma y que todos los colaboradores tengan acceso a este para poder mejorar y maximizar su rendimiento, saber donde deben trabajar más sus debilidades o donde deben utilizar mejor sus fortalezas según el objetivo que se quiera lograr. También se deben dejar registros de las respuestas de los evaluados y tomarlas en cuenta, ya sea una autocrítica, una explicación o un simple gracias, su opinión también cuenta.
Se debe implementar de manera inmediata el plan de acción según sea el caso, ya sea de incentivos, recompensa, capacitación, etcétera, esto con el fin de que se siga adelante con la estrategia que se está llevando a cabo para el logro de los objetivos establecidos o que se hagan mejoras necesarias para alcanzar estas metas establecidas. Es importante haber pensado previamente que plan de acción se debe llevar a cabo, esto para no cometer el error de causar desmotivación a los trabajadores o de confundirlos, porque pueden sentir que no están siendo reconocidos o pueden estar siendo premiados cuando en realidad la recompensa no corresponde, por eso hay que ser muy cuidadosos con el plan de acción se que vaya a llevar a cabo a un caso específico.
Es muy importante saber que puede existir la posibilidad de que las metas se están cumpliendo a nivel de unidad, pero no necesariamente los objetivos organizacionales se están cumpliendo, esto debe tener un análisis más generalizado de la organización y hay que buscar el problema, a veces el problema no radica solamente en el bajo desempeño de una unidad o un colaborador, por eso siempre se debe estar pendiente de los resultados de una evaluación de desempeño y se deben analizar con cuidado para poder tomar la decisión correcta.
Equipo KPI!