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Indicadores de gestión: 10 elementos que no pueden faltar en su diseño
El buen cumplimiento de las actividades en el ámbito corporativo depende del establecimiento de pautas claras. Así como de la evaluación y verificación sobre que dichas tareas se estén ejecutando de manera oportuna. Para todo esto, el análisis de los indicadores de gestión es realmente imprescindible.
¿Qué son los indicadores de gestión de recursos humanos? ¿Esto es imprescindible en la organización? Son muchas las interrogantes acerca de este tema. Por lo que en KPI pretendemos desarrollar una guía muy completa para resolver todas tus dudas.
En la actualidad los avances tecnológicos son evidentes, y estas novedades llegan a diversos ámbitos incluidos el sector corporativo. Por lo que es indispensable mantenerse al tanto sobre las últimas innovaciones acerca de este tema.
Si bien los indicadores RRHH y los de gestión llevan mucho tiempo estando disponibles, existe una particularidad. Y es la variedad de herramientas tecnológicas que pueden ser empleadas para el análisis y control de los datos corporativos. ¡Veamos más a continuación!
Los indicadores de gestión para RRHH deben cumplir con ciertos requisitos que se conceptualizan desde su proceso de diseño, los cuales están orientados a robustecer el logro de los objetivos que se buscan alcanzar con estos, en este artículo te explicamos los diez elementos principales que debes incorporar en su diseño.
Como lo hemos visto anteriormente, los indicadores son herramientas de medición por excelencia nos ayudan a realizar el seguimiento a la evolución y desempeño de la estrategia, procesos, tareas y actividades que se ejecutan en las distintas áreas de la organización, pero estos deben cumplir con ciertos requisitos que ayudan a darles el enfoque que realmente se necesita para facilitar su medición, análisis, trazabilidad, y comparación requeridos en la toma de decisiones.
Tipos de indicadores de gestión
En recursos humanos existen muchos indicadores. Algunos analizan datos de forma general y cuyas aplicaciones son realmente amplias. Mientras que otros son mucho más específicas. Tal como los indicadores de capacitación de recursos humanos. Te mostraremos cuáles son los principales en el área de gestión.
1. Indicadores de productividad
Puedes conocerlos como los indicadores de desempeño de recursos humanos. Son realmente indispensables para conocer si hay algún aspecto de la dinámica profesional que puede ser mejorado. Comúnmente se relaciona con la efectividad de los trabajadores, el plazo de tiempo para completar cada actividad y todos estos elementos.
Sin embargo, también se asocia con la inversión monetaria que es ejercida para cumplir con ciertos procesos. Analizando todos estos aspectos es posible evidenciar si existe un rendimiento óptimo o si en definitiva se tiene que mejorar la dinámica profesional.
2. Indicadores de eficacia
Pueden ser confundidos con los indicadores de desempeño, y aunque algunos sistemas que gestionan y analizan este tipo de rendimientos, este factor es un poco más específico. Ya que su escala de medición lo que busca determinar es la relación entre el resultado obtenido y aquellos que fueron establecidos y esperados.
De existir concordancia entonces el nivel de satisfacción sería pleno, pero sino, entonces la eficacia se vio reducida. Todo esto siempre se efectúa en pro de mejorar y de obtener un cumplimiento apropiado de los objetivos.
3. Indicadores de calidad
Tanto las empresas que ofrecen servicios como los que proporcionan productos deben cuidar su ratio de calidad. Brindar una buena experiencia al empleado y al cliente es totalmente necesario. Porque son temas que aunque no siempre se evidencian como tal, van de la mano.
Asimismo, los indicadores de desarrollo organizacional tienen participación en este tema. Pueden analizar por ejemplo variables como la satisfacción de la demanda en el mercado. Siendo aspectos importantes para la toma de decisiones a nivel gerencial.
Dentro de sus variables también destaca el control o análisis del flujo de ventas, y finalmente la experiencia y satisfacción del cliente. Por lo que engloba varios factores, siendo muy útil en la organización.
4. Indicadores predictivos
Saber lo que pasa en un plano actual dentro de la compañía es importante, porque permite tomar decisiones en pro de evitar debilidades en la organización. Sin embargo, esta no es su única relevancia.
A decir verdad, el manejo de indicadores predictivos ayuda a comprender lo que puede suceder a futuro con la compañía. Tanto aspectos que pueden valorarse como positivos, por ejemplo el incremento de la demanda de un rubro, como noticias de impacto negativo, tales como el decaimiento de un departamento por fuga de talento.
Este tipo de factores están bastante asociados con los indicadores de largo y corto plazo. Pero suelen ser analizados por separado. Si quieres comprender incluso más sobre este tema te invitamos a conocer la información actualizada en nuestra biblioteca de indicadores RRHH. En donde conocerás términos, actualizaciones y mucho más del tema.
10 elementos que no pueden faltar en su diseño
Para ayudarte en el proceso de construcción de los indicadores para tu organización o el área en que te desempeñas, te dejamos acá los 10 elementos que sí o sí debes definir para tus indicadores de gestión, lo ideal es que tomes un cuadro en Excel y agregues de manera uniforme todos estos elementos para tus indicadores por igual:
1. Nombre del indicador
Es el título que recibe el indicador, a fin de todos se familiaricen con este en tu organización, éste debe ser preciso además de expresar claramente lo que mide, ejemplo:
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Correcto: Días de Ausentismo promedio por persona mes actual.
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Incorrecto: Ausentismo promedio.
2. Establece el objetivo
Es el objetivo organizacional al cual apoya el indicador, esto ayuda a establecer su relevancia en la toma de decisiones. Resulta importante tener el apoyo de un analista quien ayude a fijar los objetivos corporativos de manera adecuada.
3. Fija el concepto
Es la definición que ayudará a comprender y reflejar a los miembros de la organización lo que busca medir el indicador y cómo apoya en la toma de decisiones. Resulta vital tener la colaboración de otros profesionales, compartir datos y tener claros los objetivos y funciones concede mejores resultados.
4. Formula el indicador
Es la fórmula matemática que se emplea para el cálculo, la cual debe estar comprobada lógicamente. Actualmente dependiendo del indicador de RRHH existen muchas fórmulas, los cuales te ofrecen información detallada sobre la métrica que sea de tu interés.
5. Fuente de datos
Es la definición del origen de los datos empleados para el cálculo, por ejemplo: para el cálculo del HeadCount una fuente de datos puede ser la Base de Datos de Dotación del sistema SAP. Existen herramientas tecnológicas que ayudan a analizar y comprender la fuente procedente de datos.
6. Unidad de medida
Indica la unidad en que se mostrarán los resultados, por ejemplo: días, porcentaje, dólares, entre otros. La naturaleza de este indicador va a depender del tipo de métrica que sea requerido examinar.
7. Responsable
Este campo debe indicar el cargo o posición que ocupa dentro de tu organización el responsable de mantener actualizado el indicador. No caigas en el error de especificar nombres de personas puntualmente, así mantendrás en el largo plazo mayor validez de tu ficha metodológica de los indicadores.
8. Frecuencia
Son las repeticiones por unidad de tiempo o periodicidad con la que se debe medir el indicador, ya que habrá algunos indicadores con una frecuencia de cálculo mayor que otros, ejemplo: diaria, mensual, trimestral, semestral, anual, entre otros.
9. Meta
Es la expresión del resultado deseado del indicador, en su propia unidad de medida y frecuencia de cálculo, la cual sirve para conocer a simple vista si el indicador está dentro o fuera del margen correcto de resultados a fin de tomar las acciones correctivas o reforzadoras que sean necesarias.
10. Aperturas
Acá debes especificar que tipo de aperturas permite el indicador, de acuerdo con los cruces posibles de variables involucradas, ejemplo: en un indicador de días promedio de ausentismo por persona en el mes, podemos tener aperturas por género, área de la organización, edad, cargo, etc. Estas aperturas resultan muy relevantes para poder encontrar focos de gestión y puedes potenciar su análisis incorporando herramientas de Business Intelligence a la gestión.
¿Cómo se establecen los indicadores de gestión?
Ahora que sabes acerca de los indicadores de gestión, seguramente querrás saber cómo ponerlos en práctica en tu organización. Y es que la relevancia que tienen es sencillamente innegable.
Por suerte hay algunos parámetros que facilitan este tipo de implementaciones. Así como apoyos tecnológicos que ayudan a llevar a cabo la gestión de manera muy apropiada.
Identifica aquello que deseas medir (priorizando)
Cada proceso llevado a cabo en una organización debe ser manejado de manera planificada, siguiendo paso a paso. Por lo tanto, lo primero que debes hacer es establecer cuáles son los aspectos que deseas medir analizando los indicadores de gestión.
Para lograr esto puedes apoyarte en el conocimiento de la compañía y sus prioridades. Por ejemplo, si dentro de tu organización tienen como meta mejorar el rendimiento o productividad de un proceso determinado, entonces en base a eso debes establecer los caracteres de estimaciones.
Recuerda que siempre que establezcas lo que quieres medir debes desglosar la información. Si por ejemplo lo que desea es medir la calidad de un proceso o un producto debes especificar aquellos parámetros que denotan calidad.
Ten en cuenta que las estimaciones no son buenas, siempre debes dejar un soporte técnico y claro. Así podrá evidenciarse fluidez en todo momento, y se logrará un buen uso de los indicadores de gestión.
Canaliza alternativas de medición
Sobre este factor tienes que analizar si puedes medir de manera directa o indirecta los indicadores de gestión. De ser la primera opción viable entonces deberás organizar el proceso de acuerdo a ello.
Pero si no es posible entonces es propicio que analices cuáles componentes sí pueden ser identificados y medidos. Todo esto para poder tener una estimación clara sobre el análisis de los indicadores. Los analistas pueden cumplir con esto de manera fluida, sobre todo con apoyo tecnológico.
Utiliza métricas claras en todo momento
Algunas personas que quieren medir los indicadores de gestión basan su análisis en la conformación de muchas métricas. Pero esto no es muy viable. A decir verdad, lo mejor es tener métricas funcionales, que sirvan realmente para tener un análisis oportuno de los resultados.
No es bueno saturar con información que poco aporta, además esto podría hacer que la aplicación de los indicadores genere resultados poco claros o complicados de valorar. Ten en cuenta que de la correcta conformación de este ámbito dependerá la capacidad de tomar mejores decisiones dentro de la compañía.
¿Es necesario tener indicadores de gestión?
Actualmente existen sistemas que analizan todo tipo de datos, incluso hay indicadores de horas extras. Pero, ¿son importantes los de gestión? Sin lugar a dudas son bastante relevantes. Ya que permiten conocer a detalle lo que acontece dentro de la organización.
Con este tipo de evaluaciones es difícil pasar algo por alto. Así que teniendo bajo control el margen de error es mucho más fácil conseguir buenos resultados. Puede que este tema parezca un poco complicado.
Pero la disposición de herramientas es un factor que aumenta la facilidad para contribuir en este tipo de procesos. Finalmente, recuerda que el primer paso es aumentar la formación sobre el tema, todo inicia conociendo qué son los indicadores de gestión en recursos humanos.
Al tomarte el tiempo para definir todos estos aspectos de tus indicadores les otorgas mayor formalidad, incorporas una buena práctica organizacional a tu sistema de gestión, aseguras que cada uno esté correctamente diseñado y apoyas la mejora del desempeño del negocio.
Equipo KPI!